Uma coisa de cada vez

No mundo dos negócios, a ordem sempre foi produzir. Só que a presença cada vez mais marcante da tecnologia no cotidiano fez surgir a tal era do imediatismo, que impôs novo ritmo à rotina corporativa e tem afetado a vida dos profissionais. "O grande problema dos tempos atuais é que estamos trabalhando mal, em maior quantidade, com mais estresse e menos resultados. Isso tudo porque gerenciamos nosso tempo de forma incorreta", avalia o especialista em administração de tempo e produtividade Christian Barbosa. Na opinião dele, existem três vilões a prejudicar o rendimento nas empresas. O primeiro é a falta de prioridades claras, "uma vez que tudo é prioritário e não se sabe o que, verdadeiramente, tem de ser resolvido primeiro, atendendo como prioritário o que parece ser mais urgente". O segundo diz respeito ao senso de urgência. "Erroneamente, muitas empresas colocam seus profissionais em um ritmo de aceleração desnecessário, confundindo pressa com velocidade", avalia Barbosa. O terceiro é o excesso de reuniões, uma ação rotineira no mundo empresarial, mas que desperdiça tempo do funcionário, obrigando-o a jornadas mais longas para compensar. O especialista defende que, assim como determinados comportamentos individuais - a falta de método de gestão de tempo, entre eles -, alguns fatores têm de ser equacionados para uma empresa contar com profissionais mais produtivos e haver melhor aproveitamento do tempo no ambiente corporativo. Metrópole - Quais são, atualmente, os vilões do tempo? Christian Barbosa - Excesso de prioridades, as muitas urgências, falta de planejamento e de objetivos claros, desorganização, procrastinação e a tentativa de se fazer várias coisas ao mesmo tempo são reflexos de erros que as pessoas cometem. Entre os mais comuns estão não anotar prioridades nem utilizar ferramentas como agenda ou Outlook; ou criar várias agendas e não sincronizá-las; não planejar a programação diária com antecedência mínima de três dias; não priorizar o período de trabalho, fazendo aquilo que aparece primeiro; deixar o e-mail aberto a todo momento, sendo interrompido constantemente; deixar as coisas importantes se tornarem urgentes; aceitar atividades de ouvido e esquecer-se de anotá-las. Não se priorizar na agenda e não saber dizer "não", acreditando que tudo pode ser feito, são outros equívocos frequentes. As queixas de falta de tempo são exclusividade do mundo moderno? O grande problema dos tempos atuais é que estamos trabalhando mal, em maior quantidade, com mais estresse e menos resultados. Isso tudo porque gerenciamos nosso tempo de forma incorreta. Em uma pesquisa que realizei em parceria com a (revista) Você SA, 84% dos entrevistados disseram acessar redes sociais durante o expediente, 11% afirmaram ver material pornográfico e 56% contaram que fazem compras on-line. Qual seria a solução para sair desse ciclo? É preciso ter clareza daquilo que se deseja fazer. Uma das coisas que mais tiram a possibilidade de a pessoa ter tempo no dia é sua incapacidade de saber o que será feito pelos próximos três dias, ao menos. A falta de previsibilidade coloca o indivíduo em modo reativo. Aí, tudo que chega é uma surpresa que se acumula com a atividade presente, gerando mais estresse e correria. Clareza é tudo na vida. Qual é o erro de produtividade mais comum? A procrastinação, ou seja, o ato de deixar para depois a realização de determinadas tarefas. Costumo dizer que não há nada de errado em adiar uma atividade vez ou outra. O problema é quando isso começa a ficar crônico e o profissional passa a adiar frequentemente coisas que não poderiam ser deixadas para mais tarde. Isso resulta em perda de resultados e afeta a qualidade do trabalho realizado. Como fazer da tecnologia uma aliada da produtividade? O uso adequado da tecnologia pode salvar horas no trabalho. Com os aplicativos à disposição, ela pode ser uma aliada quando nos ajuda a filtrar e selecionar melhor as informações das quais precisamos. Se o profissional aprender a usar o sistema de e-mail com mais produtividade, por exemplo, poderá economizar até uma hora por dia. E a empresa só tem a lucrar com um funcionário disciplinado, conectado e produtivo. E é possível multitarefar e, ainda assim, alcançar bons resultados? Não. É impossível realizarmos duas atividades simultaneamente e sermos eficientes. O que conseguimos fazer é alternar tarefas. Isso, porém, pode resultar em perda de tempo e de produtividade pois, ao tentar trabalhar em mais de uma ação ao mesmo tempo, consumimos mais recursos do nosso cérebro e isso interfere em nossa performance e disposição. Como manter o foco no ambiente corporativo? Há que se priorizar o trabalho porque, quanto mais a pessoa se afastar de possíveis interrupções, mais sucesso terá na concentração. Outra atitude é criar um padrão para focar. Ouvir a música que ajuda a se concentrar e atentar-se apenas à respiração e ao corpo são hábitos que contribuem para reduzir a ansiedade e aumentar a capacidade de atenção. Também vale fechar o e-mail. Deixá-lo conectado direto é um vício perigoso e um dos maiores causadores da falta de foco. A alternativa é estabelecer horários durante o dia para tal atividade.